Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych od A do Z

Monika Cieślak, Piotr Ciborski

Stan prawny: 15 lipca 2025 r.

liczba stron: 640

ISBN: 978-83-62838-65-3

Wiele kwestii w zakresie administrowania Zakładowym Funduszem Świadczeń Socjalnych (dalej: ZFŚS) jest uregulowanych w przepisach zbyt ogólnikowo. Zagadnienia związane z zarządzaniem Funduszem, w tym przydzielaniem świadczeń, ich opodatkowaniem i oskładkowaniem rodzą wiele pytań. Osoby odpowiedzialne za administrację środkami Funduszu, kadrowcy, osoby naliczające płace szukają wyjaśnienia swoich wątpliwości w zakresie prawidłowości podejmowanych czynności i dokonywanych rozliczeń w fachowej prasie i podczas szkoleń.

Autorzy (specjalista prawa pracy, były inspektor PIP oraz wieloletni szef ds. płac, specjalista ds. podatków) szkoląc w zakresie tej tematyki zbierali pytania zadawane przez uczestników szkoleń. Wiele z nich powtarzało się i dotyczyło gospodarowania środkami funduszu. „Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych od A do Z” uwzględnia najnowsze zmiany przepisów i aktualne stanowiska organów skarbowych, ZUS oraz PIP. Publikacja omawia szerokie spektrum zagadnień związanych z ZFŚS, zawiera najczęściej zadawane pytania i odpowiedzi, wzbogacone o przykładowe wyliczenia, przepisy prawne regulujące omawiane kwestie i wykaz najczęściej popełnianych błędów.

Publikacja zawiera:

omówienie prezentowanych zagadnień związanych z działalnością socjalną pracodawcy, w szczególności kwestii kontrolowanych przez: PIP, ZUS, UODO i US,

przykładowe wyliczenia ukazujące sposób kalkulacji odpisu na ZFŚS,

przykłady, pytania i odpowiedzi uwzględniające najnowsze orzecznictwo oraz pisma urzędowe, w tym indywidualne interpretacje podatkowe i ZUS,

przestawienie nowości, które weszły w życie w 2025 r. oraz procedowanej zmiany ustawy o ZFŚS,

przykładowe wyliczenia list płac w 2025 r. ukazujące konsekwencje przyznawania określonych świadczeń z ZFŚS dla wyliczenia listy płac,

wzory kilku regulaminów ZFŚS oraz innych dokumentów niezbędnych do zarządzania Funduszem.

Nowością są rozdziały zawierające:

wyciąg z audytów Regulaminów ZFSS zawierający listę najczęściej popełnianych błędów w zakresie administracji Funduszem czy rozliczania świadczeń socjalnych na listach płac oraz wskazówki jak ich uniknąć,

praktyczne rady jak efektywnie gospodarować funduszem,

najczęściej zadawane pytania na szkoleniach z ZFŚS.

W książce często występuje ramka „Co zmieniło się od …...”. Autorzy sygnalizują w ten sposób ważne zmiany prawne dla działalności socjalnej bądź naliczania wynagrodzeń w związku z otrzymanymi świadczeniami socjalnymi.

W książce występuje również ramka „Dobra praktyka”. Autorzy podkreślają w ten sposób, że dane działanie pracodawcy może być cennym rozwiązaniem w działalności socjalnej.

Ramka „Warto przeczytać” służy podkreśleniu, że dane pismo, wyrok, stanowisko urzędowe, poradnik, objaśnienia czy też interpretacja, jest dla osoby zainteresowanej danym zagadnieniem, niezwykle cennym źródłem wiedzy. Często pismo to nie jest cytowane w całości, jednak ramka ma na celu zachęcić czytelnika, zainteresowanego danym zagadnieniem, do samodzielnego zapoznania się z całością lub fragmentem przywołanego pisma.

Nie chcąc unikać tematów trudnych i kontrowersyjnych, autorzy poruszyli zagadnienia, dla których nie ma jednoznacznych rozwiązań w systemie prawnym, a które często można doprecyzować w Regulaminie Funduszu. Przykładem takich kwestii są:

wykładnia pojęcia „kryterium socjalnego”,

uwzględnianie świadczenia „800 plus” i innych świadczeń pomocowych w oświadczeniach o sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej,

rodzaj i zasady przyznawania świadczeń socjalnych dla pracowników i byłych pracowników – emerytów, rencistów.

W przypadku braku jednoznacznych regulacji prawnych wskazano praktykowane, najbezpieczniejsze rozwiązania, zaznaczając istniejące kontrowersje i wątpliwości. Wymaga podkreślenia, iż przedstawione rozwiązania są zalecane, aczkolwiek niniejsza pozycja nie jest źródłem prawa, opinią prawną dostarcza natomiast szeregu wskazówek na temat jego interpretacji. Jest ona źródłem wiedzy na temat praktykowanych i doradzanych przez autorów najlepszych praktyk. Książka przeznaczona jest zarówno dla osób administrujących ZFŚS (pracodawcy, członkowie komisji socjalnych, członkowie związków zawodowych), jak i pracowników działów personalnych odpowiedzialnych za sprawy kadrowe i płacowe.

Ogromną zaletą książki jest wielowątkowe i praktyczne podejście do zagadnień związanych z zarządzaniem Funduszem. Zagadnienia są prezentowane nie tylko od strony prawnej (np. katalogu świadczeń socjalnych, optymalizacji podatkowych podczas konstruowania regulaminu ZFŚS), ale i od strony praktycznej (np. współpracy ze związkami zawodowymi czy dostosowania świadczeń socjalnych do preferencji i potrzeb pracowników.

Wiele świadczeń socjalnych analizowanych jest wieloaspektowo — zarówno pod kątem prostoty ich rozliczenia na listach płac, jak i ekonomicznej oraz podatkowej efektywności. Autorzy doradzają zakup świadczeń z najmniejszymi obciążeniami oraz unikają nieefektywnego wydatkowania środków Funduszu poprzez finansowanie świadczeń, z których pracownicy nie korzystają w 100% oraz wskazują plusy i minusy określonych świadczeń – np. kart przedpłaconych versus gotówka.

Autorzy dzielą się nie tylko swoją wiedzą prawniczą, ale również ponad dwudziestoletnim doświadczeniem nabytym przez zarządzanie Funduszami w różnych organizacjach oraz udział w kontrolach PIP i ZUS, w których brali udział.

Książkę zaczyna nowy rozdział zawierający kilkanaście najważniejszych praktycznych rad dotyczących Funduszu, a kończy lista najczęściej popełnianych błędów. Dotychczasowe pomocnicze wzory Regulaminów zostały znacznie poszerzone.

Wsparciem dla praktyków - płacowców jest pozycja: „Płace od A do Z – ćwiczenia”. Pozycja ta umożliwia, po przeczytaniu tego podręcznika, sprawdzenie i utrwalenie zasad naliczania wynagrodzeń w przypadku otrzymania świadczeń z ZFŚS. W książce znajduje się kilkaset zadań oraz testów z zakresu naliczania wynagrodzeń wraz z rozwiązaniami, część z nich dotyczy świadczeń z ZFŚS.

Interpretacje cytowane w książce pochodzą ze strony ZUS: www.zus.pl i ze strony: https://eureka.mf.gov.pl/. Przykłady i wyliczenia w książce bazują na przepisach wg stanu prawnego obowiązującego na dzień 15 lipca 2025 r.

Życzymy owocnej lektury,