Сервисный Планнер

это система, которая упорядочивает сервис от начала до конца:

заявка → планирование → выезд / выполнение → протокол → история устройств → расчеты и отчеты.

Это не "ещё один список заказов".

Для кого

• выездной сервис (поездки, планирование, мобильная работа техников)
• стационарный сервис (приём, документация)
• периодические осмотры и постоянное сервисное обслуживание
• установки, аварии, плановые действия

Что меняется на практике

1. Планирование, которое можно поддерживать - календарь/расписание и наглядное отображение загруженности команды.
2. Все данные в одном месте - оборудование и история обслуживания, так что следующий визит не начинается с нуля.
3. Работа без бумажной волокиты - техник получает задание на телефон, может добавить фотографии, заметки, подписи и закрыть работу протоколом.

Основная информация:

Вы покупаете прямо у производителя программного обеспечения.

Тип лицензии / версия / форма: ЭЛЕКТРОННАЯ (доступ к системе)

Количество рабочих мест / пользователей: 1 пользователь

Срок действия: 12 месяцев

Языковая версия: доступна многоязычная поддержка

Применение: сервисные компании (выездные и стационарные), обслуживание устройств/машин/установок, технические услуги

Система / требования: работа онлайн в браузере + поддержка работы мобильных техников в приложении iOS/Android

После покупки: с вами свяжется наш консультант для сбора информации, необходимой для активации системы

На каждую покупку выставляется счет с НДС 23%.

Co wyróżnia Questy Serwis Planner w praktyce

Wiele rozwiązań próbuje obsłużyć wszystko i kończy jako narzędzie ogólne, które wymaga dopasowywania Twojej firmy do systemu.

Questy Serwis Planner powstał w odwrotny sposób: kompleksowo pod realny proces serwisowy, z naciskiem na teren, planowanie, protokoły i historię urządzeń.

Najważniejsze funkcje, które robią różnicę

• Zlecenia i procesy serwisowe: planowanie, przekazywanie, kontrola statusów i etapów.
• Kalendarz + harmonogram
• Aplikacja mobilna serwisanta: obsługa zleceń w terenie, podsumowania, zdjęcia, podpis klienta.
• Protokoły serwisowe: szybkie tworzenie dokumentów bez przepisywania danych.
• Baza urządzeń + historia serwisowa: pełny kontekst dla kolejnych wizyt i napraw.
• Powiadomienia (SMS, e-mail): mniej telefonów i mniej “co jest ze zleceniem?”.
• Usprawniona komunikacja::uporządkowana współpraca w zespole i kontrola dostępu do informacji, repozytorium plików.
• Raporty: kontroli realizacji i pracy zespołu.
• Ofertowanie, zamówienia i faktury: spójne dokumenty i rozliczenia powiązane ze zleceniem, żeby domykać prace “do końca”, nie tylko operacyjnie.
• Magazyn, zamówienia części: domknięcie pracy serwisu w jednym środowisku.
• Konfigurowalność: możliwość dopasowania procesów pod firmę (własne typy, statusy, pola), szablony, własne pola w opisach klientów. Bez naginania firmy do „jednego schematu”.
• Panel klienta: mniej ręcznego przyjmowania zgłoszeń i mniej pytań o status; klient ma jedno miejsce do kontaktu i podglądu.
• Moduł urlopowy

1) Proces serwisu od A do Z

W dobrze działającym serwisie nie chodzi o samo przyjęcie zgłoszenia. Chodzi o to, żeby cały przebieg był spójny:

zgłoszenie → planowanie → realizacja → protokół/raport → historia i rozliczenie

W Questy Serwis Planner każdy z tych etapów jest wspierany w jednym systemie, dzięki czemu zlecenia nie giną gdzieś pomiędzy Excelami, mailami, telefonami i kartkami.

2) Planowanie pracy, które da się utrzymać w realnym życiu

W serwisie planowanie nie jest dodatkiem - to centrum dowodzenia.

Dlatego system kładzie nacisk na:

• kalendarz i koordynację pracy serwisu (czytelny obraz „kto co robi”)
• harmonogram zleceń (układanie zleceń w czasie)

Efekt: mniej pustych kilometrów, mniej gaszenia pożarów i większa przewidywalność dla klientów.

3) Mobilna praca techników bez zbędnej papierologii

Gdy serwisant jest w terenie, potrzebuje konkretu: co robi, gdzie, na czym i z jaką historią.

Dlatego Questy Serwis Planner wspiera pracę mobilną techników: dostęp do zleceń i danych, dokumentowanie wykonanych prac, porządek w informacjach i szybkie domykanie spraw.

To właśnie mobilność zwykle robi największą różnicę w firmach, które wcześniej działały "na telefonach".

4) Protokoły i dokumentacja

W serwisie liczy się dowód wykonania: co zrobiono, kiedy, na jakim urządzeniu, jakie były uwagi, jakie zdjęcia, jaki podpis.

System wspiera protokoły serwisowe oraz dokumentowanie realizacji zleceń, dzięki czemu po powrocie do biura nie ma przepisywania i odtwarzania faktów.

5) Baza klientów + urządzenia/egzemplarze + historia serwisowa

Największa przewaga firm serwisowych to wiedza.

Questy Serwis Planner porządkuje ją w systemie:

• baza danych o klientach i historii współpracy
• rejestr serwisowanych urządzeń/egzemplarzy
• historia serwisowa powiązana ze zleceniami
• możliwość łączenia urządzeń ze zleceniami i klientami

Dzięki temu kolejny wyjazd nie zaczyna się od "proszę powiedzieć, co było robione ostatnio".

6) Panel klienta - mniej telefonów i mniej nieporozumień

Jeżeli chcesz ograniczyć ręczne przyjmowanie zgłoszeń i ciągłe pytania o status, możesz oprzeć część komunikacji o panel klienta.

To odciąża biuro i zwiększa poczucie kontroli po stronie klienta.

7) Komunikacja w zespole i porządek w plikach

W praktyce serwis przegrywa nie brakiem funkcji, tylko brakiem komunikacji i porządku w danych.

Dlatego system wspiera m.in.:

• wbudowany komunikator (rozmowa w kontekście pracy)
• integrację z pocztą e-mail
• automatyczne powiadomienia e-mail
• repozytorium plików (dokumenty, załączniki, porządek)

automatyczne powiadomienia SMS (integracja z SMSAPI) - UWAGA! Opcja dodatkowo płatna, nie zawarta w tym pakiecie.

8) Magazyn i części

Jeśli serwis pracuje na częściach i materiałach, kluczowe jest spięcie: zlecenie ↔ części ↔ urządzenie ↔ koszt.

Questy Serwis Planner wspiera magazyn (stany i ceny).

9) Dokumenty, rozliczenia, raporty - bo serwis to też liczby

W serwisie liczy się nie tylko zamknięte zlecenie, ale też: ile kosztowało, ile trwało, jak wygląda obciążenie i gdzie uciekają zasoby.

Dlatego system obejmuje obszary takie jak:

• fakturowanie i płatności (w ramach systemu)
• raportowanie i analityka serwisowa
• zamówienia pracowników (np. części/materiały)
• ofertowanie np. usług klientom.

10) Personalizacja i dopasowanie do Twojej firmy

Serwisy mają różne procesy. To normalne.

Questy Serwis Planner jest przygotowany do konfiguracji, m.in.:

• zarządzanie procesami i etapami
• role i uprawnienia
• personalizacja pulpitów użytkowników
• dodawanie własnych pól i dopasowanie do organizacji
• wielojęzyczność (jeśli potrzebujesz)

11) Opcjonalnie: Integracje z ERP i API

Jedne firmy chcą działać w 100% w systemie serwisowym, inne muszą spinać dane z ERP (finanse, magazyn, dokumenty, sprzedaż).

Questy Serwis Planner obsługuje oba podejścia:

• może działać samodzielnie jako system do serwisu
• może być integrowany z ERP oraz przez API. Istnieją gotowe integracje m.in. z popularnymi systemami ERP/handlowymi (np. Subiekt, Comarch, Symfonia, WAPRO, enova365, Navireo).

UWAGA! Integracje są opcją nie zawartą w tym pakiecie.

Zapoznaj się z poniższym materiałem i sprawdź, jak możesz wykorzystać Serwis Planner w Twojej firmie. Przekonaj się, na jakich etapach będzie on wsparciem oraz jakie korzyści możesz dzięki temu uzyskać.

Zarządzanie zleceniami w serwisie maszyn i urządzeń

Funkcjonowanie serwisu maszyn i urządzeń opiera się na obsłudze dwóch typów zadań. Z jednej strony pracownicy realizują cykliczne przeglądy wybranych urządzeń, dbając o ich sprawność i bezpieczeństwo. Z drugiej strony pojawiają się awarie, które wymagają szybkiej reakcji i pilnej realizacji. Oba rodzaje zleceń są równie ważne, dlatego dobrze działające firmy zazwyczaj poświęcają im podobną uwagę.

Program do zarządzania serwisem powinien wspierać cały zakres tych działań. Taką rolę pełni Serwis Planner, oferując funkcje, które pomagają w obsłudze najważniejszych procesów w przedsiębiorstwie.

Planowanie i realizacja przeglądów okresowych

Maszyny i urządzenia wymagają regularnych przeglądów, które mają kluczowe znaczenie dla bezpieczeństwa ich użytkowania. Firmy realizujące tego typu usługi muszą szczególnie dbać o terminowe wykonywanie wszystkich zaplanowanych prac. Duża liczba informacji, szerokie grono klientów oraz nadmiar zadań mogą jednak sprawiać, że ten istotny obszar bywa pomijany. Sprawdź, jak skutecznie usprawnić ten proces.

Sprawna obsługa awarii i szybkie planowanie działań

Awarie to zlecenia nieplanowane, które pojawiają się nagle i wymagają natychmiastowej reakcji. Obok przeglądów stanowią drugi podstawowy typ zadań realizowanych w serwisie maszyn i urządzeń. Choć trzeba je wykonywać pomiędzy wcześniej zaplanowanymi pracami, kluczowym wyzwaniem pozostaje taka organizacja pracy, która pozwala przeznaczyć na nie odpowiednią ilość czasu.

Organizacja prac instalacyjnych i lepsze planowanie

Usługi instalacyjne to zadania planowane, dlatego możliwe jest wcześniejsze zapoznanie się ze szczegółowym zakresem prac. Dzięki temu obsługa takich zleceń przebiega spokojniej i w bardziej uporządkowany sposób. Mimo to wsparcie programu do zarządzania serwisem może być kluczowe dla jeszcze sprawniejszego i bardziej efektywnego prowadzenia działalności.

Sprawna obsługa awarii w pracach instalacyjnych

Drugim rodzajem zleceń instalatorskich są awarie, które mogą wystąpić nawet w przypadku najwyższej klasy sprzętu. Kierownictwo i pracownicy zazwyczaj są gotowi do realizacji takich zgłoszeń, jednak w praktyce wyzwaniem bywa sprawne wykonanie usługi. Szczególną trudność często stanowi wybór instalatora, który ma wolny termin i jednocześnie znajduje się we właściwej lokalizacji.

Realizacja zleceń serwisowych w siedzibie firmy

Zlecenia serwisowe mogą być wykonywane również na miejscu, w siedzibie przedsiębiorstwa. Przykładem takiej działalności jest serwis komputerów i telefonów. Ten model pracy ma własną specyfikę, która wpływa na dobór odpowiednich funkcji w programie do zarządzania serwisem.